PCT: i chiarimenti del Ministero della Giustizia (circolare del 27/06/2014)

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Il 30/06/2014 è entrato in vigore il PCT, ma è davvero proprio così visto e considerato il recente DL 90/2014 che ne ha limitato l’introduzione ai soli procedimenti instaurati post 30/06/2014 e limitatamente a taluni specifici atti cd. endoprocessuali?

Risponde direttamente al quesito il Ministero della Giustizia, il quale con la circolare del 27/06/2014, volta a fornire i primi chiarimenti e le prime raccomandazioni sul punto, afferma che la modalità di deposito telematico divenuta obbligatoria dal 30 giugno 2014 «costituisce tappa fondamentale verso un processo civile integralmente telematico ma non costituisce, di per sé, entrata in vigore del c.d. Processo Civile Telematico (PCT) e non ne completa il percorso».

Il Ministero chiarisce, inoltre, che le recenti modifiche introdotte dal DL 90/2014 non hanno eliminato la necessità di un provvedimento ministeriale per l’abilitazione alla ricezione degli atti introduttivi e di costituzione in giudizio.
Ne consegue che gli avvocati avranno facoltà e non già obbligo di depositare in via telematica (con valore legale) gli atti introduttivi del giudizio presso i Tribunali già abilitati a ricevere telematicamente tali atti.
Viceversa, laddove invece si proceda ad un deposito telematico di un atto introduttivo presso un Tribunale sprovvisto della relativa abilitazione, il Ministero afferma che «la valutazione circa la legittimità di tali depositi, involgendo profili prettamente processuali, sarà di esclusiva competenza del giudice», con la conseguenza che «non spetta al cancelliere la possibilità di rifiutare il deposito degli atti introduttivi».

La questione da ultimo citata, tuttavia, non pare affatto risolta in maniera definitiva:
se la valutazione della legittimità degli atti depositati telematicamente presso Tribunali non abilitati a riceverli spetta solo al Giudice, che tipo di provvedimento egli dovrà conseguentemente adottare? nullità? inammissibilità? improcedibilità?
E qualora si propendesse per la nullità, può tale sanzione essere comminata in difetto di una specifica norma di legge? E se l’atto depositato telematicamente sia stato correttamente visionato, letto etc. sia dalla controparte che dal Giudice (in quanto visibile all’interno del fascicolo informatico), è possibile dichiararne la nullità posto che ha raggiunto il proprio scopo?
E l’illegittimità del deposito nei termini riferiti potrà essere rilevata dal Giudice anche d’ufficio o sarà necessaria l’eccezione di parte? e fino a quale stato e grado del procedimento?
Di tali problematiche (ed altre che potranno eventualmente insorgere) il Ministero non sembra al momento curarsene, lasciando il tutto alla probabilità del verificarsi dei relativi eventi…

Essendo comunque giunti ad una tappa fondamentale del PCT come riferito dal Ministero, riportiamo di seguito una sintesi dei principali temi affrontati nella circolare del 27/06/2014 dallo stesso Ministero.

La Circolare 27 giugno 2014 – Adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. n.179/2012 e del d.l. n. 90/2014

Premessa e ricognizione delle novità normative

↑ Preliminarmente il Ministero ripercorre lo stato dell’arte della normativa in materia di PCT, rimarcando come, in seguito alle modifiche introdotte dal DL 90/2014, si sia creata la seguente situazione:

per i procedimenti instaurati a decorrere dal 30 giugno 2014 il deposito degli atti endoprocessuali, provenienti dalle parti costituite ovvero dagli ausiliari del giudice, avviene esclusivamente mediante invio telematico. Le cancellerie, quindi, da tale data, nei procedimenti di nuova instaurazione, non dovranno più ricevere il deposito in forma cartacea degli atti endoprocessuali di parte, salve le eccezioni di cui ai commi 8 e 9 art.16 bis d.l. 179/12 cit.
per i procedimenti instaurati prima del 30 giugno 2014 è facoltà della parte, fino al 30 dicembre 2014, scegliere se depositare atti e documenti in forma cartacea o mediante invio telematico. Dal 31 dicembre 2014, anche nei procedimenti già pendenti, sarà consentito il deposito di atti endoprocessuali esclusivamente mediante invio telematico.

(art. 16-bis, comma 1, DL 179/12 e art. 44, comma 1, DL 90/2014)

Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo

↑ Viene precisato che anche nel vigore del PCT «può sorgere la necessità per la cancelleria di formare e custodire i fascicoli cartacei secondo le modalità previste dalle vigenti norme di legge e di regolamento».

Ci si riferisce al fatto che anche per le cause iscritte a ruolo dopo il 30 giugno 2014, permarrà l’obbligo di depositare gli atti introduttivi in formato cartaceo, nonché alla previsione «di cui all’art. 16 bis, comma 9, d.l. n.179/12, a mente del quale il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche», previo comunque invio telematico dell’originale dei medesimi.

A titolo esemplificativo, in merito alla necessarietà del deposito cartaceo il Ministero riporta il caso dell’originale di un documento la cui sottoscrizione sia stata oggetto di disconoscimento, nonché il verbale di conciliazione.

(art. 9 DM 44/2011; art. 16-bis, comma 9, DL 179/12)

Copie informali (la cd. copia di cortesia)

↑ Il Ministero chiarisce che sono profondamente distinte la copia cartacea depositata per ordine del Giudice e la copia informale dell’atto depositato telematicamente (cd copia di cortesia).

Tale ultima ipotesi costituisce, secondo il Ministero, «soluzione o prassi organizzativa adottata a livello locale e non può essere oggetto di statuizioni imperative, né, in generale, di eterodeterminazione». Nessun obbligo e nessuna sanzione nefasta, dunque, in caso di mancato adempimento.

Il Ministero chiarisce, inoltre, che la suddetta copia di cortesia non si aggiunge né si sostituisce al deposito telematico e sulla stessa non dovrà essere apposto il timbro “depositato” da parte della cancelleria.

Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie

↑ Sul punto il Ministero pare abbia compreso le esigenze delle parti processuali, ritenendo “assolutamente prioritaria” la necessità di garantire la tempestiva accettazione dei deposito telematico da parte degli Uffici, ciò al fine di evitare che possano essere compromessi i diritti di difesa delle parti. (Si pensi al caso delle scadenze consequenziali dove il ritardo nell’elaborazione di un atto, fa sì che la controparte abbia meno tempo, rispetto a quello codicisticamente previsto, per esaminarlo).

Prosegue ancora il Ministero affermando come sia «assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della Cancelleria» ed essendo viceversa «consigliabile che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all’invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia».

Ed, infatti, si legge ancora nella circolare in questione che la possibilità di ridurre l’orario di apertura al pubblico delle cancellerie, potrà consentire loro di «di riservare una parte rilevante del proprio lavoro alla ricezione degli atti inviati telematicamente» e «laddove venga in concreto attuata la riduzione dell’orario di apertura al pubblico, sarebbe opportuno che le cancellerie, in via tendenziale, incrementassero la quantità di tempo dedicata all’accettazione degli atti telematici in misura almeno pari a quella della riduzione dell’orario di apertura».

(art. 51 DL 90/2014 – art. 162 L. 1196/1960)

Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato e domenica

↑ Con il DL 90/2014 è stata eliminata la discrasia precedente in ordine al momento volto ad individuare la tempestività del deposito telematico.

Afferma il Ministero che «è definitivamente chiarito che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”», applicandosi, inoltre anche al deposito telematico, le disposizioni di cui all’art. 155 cpc che fanno slittare al primo giorno non festivo le scadenze che cadono in un giorno festivo o il sabato.

Viene inoltre affrontato dal Ministero la problematica del deposito telematico avente dimensione maggiore rispetto a quella massima stabilita dal sistema della “busta telematica”. Come innovato dal DL 90/2014 si prevede che atti e documenti potranno essere tempestivamente inviati mediante più invii PEC, purché tutti compiuti entro la fine del giorno di scadenza, con la conseguenza che la cancelleria si troverà a dover accettare più buste relative a «quello che, sotto il profilo giuridico, costituisce un unico deposito di atti o documenti».

(art. 51, comma 2, DL 90/2014 – art. 16-bis, comma 7, DL 179/2012)

Deposito esclusivamente telematico degli atti del giudice nell’ambito della procedura monitoria

Obbligo di deposito telematico anche per i magistrati, quantomeno limitatamente in sede monitoria, posto che i decreti ingiuntivi potranno essere depositati in cancelleria esclusivamente mediante invio telematico.

(art. 16-bis, comma 4, DL 179/2012)

Comunicazione integrale dei provvedimenti del giudice

Come riferito, l’obbligo per il giudice di effettuare depositi telematici sussiste per i soli decreti ingiuntivi, rimanendo la facoltà di depositare in formato cartaceo tutti gli altri propri provvedimenti.

In tale ultima ipotesi, tuttavia, la cancelleria dovrà acquisire copia informatica dell’originale cartaceo. Ciò in quanto solo l’acquisizione dell’atto in forma digitale consente l’invio del biglietto di cancelleria in formato telematico, con conseguente trasmissione della copia integrale del provvedimento come previsto dal DL 90/2014.

(art. 16 DL 179/2012 – art. 45, lett. b) DL 90/2014)