PCT: copie, autentiche e notifiche – 5: la notifica (segue)

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Nell’ultima parte dell’articolo pubblicata il 28/05/2015 (le altre parti sono state pubblicate, rispettivamente, il 27/04/2015, il 07/05/2015 e il 13/05/2015) si è tentato di definire la nozione di notifica telematica e si è altresì affrontato uno dei problemi interpretativi che tale definizione pone, relativo all’individuazione dei «pubblici elenchi» dai quali trarre gli indirizzi PEC per effettuare le notificazioni in questione.

Ora passiamo ad affrontare il secondo aspetto che si era a suo tempo evidenziato, concernente l’individuazione della «normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici» da osservare nell’esecuzione della notifica telematica, a mente dell’art. 3–bis, 1° co., primo periodo, L. 53/1994.

Normativa generale e speciale

L’aspetto in esame, apparentemente semplice, si complica a causa del fatto che la legislazione processual-telematica è il risultato della stratificazione di vari provvedimenti specifici, i quali si sono a loro volta sovrapposti in diversa misura alla regolamentazione generale dettata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs 07/03/2005, n. 82, in acronimo, come si sa, CAD).

Si tratta, in particolare ed in sintesi (per un approfondimento sul punto si rinvia all’articolo del 22/09/2014), dei seguenti provvedimenti, alcuni dei quali, peraltro, già più volte citati nel corso delle precedenti parti dell’articolo:

l’art. 3-bis, L. 53/1994 (introdotto dall’art. 16-quater D.L. 179/2012), che regola le notifiche a mezzo PEC a cura dell’avvocato;
il D.P.R. 13/02/2001, n. 123, adottato sulla base dell’art. 2, 1°co., lett. mm, L. 23/10/1992, n. 421, recante «Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti»;
l’art. 4, 1° co., D.L. 29/12/2009, n. 193, conv. in L. 22/02/2010, n. 24, il quale ha delegato il governo ad emanare, tra l’altro, le «regole tecniche per l’adozione nel processo civile (…) delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione»;
il D.M. 44/2011, contenente il regolamento concernente le predette regole tecniche, che a sua volta ebbe a delegare il responsabile dei Servizi Informativi Automatizzati (SIA) presso il Ministero della Giustizia ad adottare ulteriori «specifiche tecniche» (v. art. 34 D.M. cit.);
l’art. 16-bis, D.L. 179/2012, che prevede, oltre all’obbligatorietà dei depositi telematici, anche la facoltà di avvocati, consulenti tecnici, professionisti delegati, commissari giudiziali e curatori, di estrarre (ed autenticare, se del caso) copie analogiche, informatiche e duplicati presenti nei fascicoli informatici;
il Provv. Resp. SIA del 16/04/2014 (che ha da ultimo sostituito il precedente Provvedimento del 18/07/2011) contenente le «specifiche tecniche» richiamate dal citato art. 34 D.M. 44/2011.

Quali rapporti?

Scorrendo tale normativa, si può osservare come la stessa contenga prescrizioni e definizioni che si innestano sul corpo del CAD, sovrapponendosi in vario modo ad esso.

Così, per fare qualche esempio, gli artt. 11 D.M. 44/2011, 12 e 13 Provv. Resp. SIA del 16/04/2014, definiscono l’atto del processo e gli allegati ad esso come una particolare tipologia di «documento informatico», nozione che, dal canto suo, è definita dagli artt. 1, lett. p, e 20 e s. CAD.

Anche in materia di copie e duplicati informatici, esistono specifiche norme e definizioni del CAD, rispettivamente contenute:

per quanto riguarda le copie informatiche di documenti cartacei (copie “da carta a bit”) negli artt. 1, lett. i-bis, 1, lett. i-ter e 22 CAD;
per quanto riguarda le copie informatiche di documenti informatici (copie da “bit a bit”), negli artt. 1, lett. i-quater e 23-bis, 2° co., CAD;
per ciò che concerne i duplicati informatici (copie identiche “bit a bit”), negli artt. 1, lett. i-quinquies e 23-bis, 1° co, CAD;
per ciò che attiene alle copie cartacee di documenti informatici (copie “da bit a carta”) nell’art. 23 CAD.

Senonché, le medesime nozioni sono anche contenute in diverse norme che riguardano specificatamente il processo civile telematico, come, ad esempio:

l’art 3-bis, 2° co., L. 53/1994 e l’art. 18, 4° co., D.M. 44/2011, per ciò che attiene le copie da “da carta a bit” ;
l’art. 16-bis, comma 9-bis, D.L. 179/2012, che detta specifiche norme relative all’estrazione di copie (informatiche e cartacee) e di duplicati informatici di atti processuali e provvedimenti contenuti nel fascicolo informatico, elemento, quest’ultimo, definito dall’art. 2, 1° co., lett. h, D.M. 44/2011).

Ancora, se è vero che le modalità di trasmissione informatica di documenti (anche a mezzo PEC) è regolata dagli articoli 45 e ss. del CAD, è vero pure, che, per quanto concerne la notificazione di atti giudiziari da parte degli avvocati esistono specifiche norme di legge (art. 3-bis L. 53/1994) e di regolamento (art. 18 D.M. 44/2011 e art. 19-bis Provv. Resp. SIA del 16/04/2014) all’uopo dettate.

Possiamo fermare qui l’esemplificazione per osservare che l’avvento del PCT ha di fatto creato un complesso di norme specificamente mirate a modulare l’impatto della tecnica informatica nel settore dell’attività processuale. Il che, peraltro, appare senz’altro giustificato considerando che tale attività, oltre ad essere un’articolazione dell’amministrazione in senso stretto (quale servizio reso ai cittadini da un apparato burocratico dello Stato), è altresì l’espressione della funzione giurisdizionale, in quanto tale soggetta a propri autonomi principi e caratterizzata da esigenze operative speciali rispetto a quelle amministrative ordinarie aventi nel CAD la regolamentazione dei propri “riflessi” digitali.

Quest’ultima normativa “generalista”, d’altro canto, oltre a disposizioni in qualche modo interferenti con il processo civile telematico, contiene anche tutta un’ulteriore serie di previsioni concernenti nascita, conservazione, trasmissione e copia della documentazione utilizzata in ambito amministrativo, ritagliate sulla struttura procedimentalizzata dell’amministrazione in senso stretto: previsioni che se ritenute applicabili al processo civile, comporterebbero un appesantimento abnorme dell’attività e richiederebbero, inoltre, strutture di supporto e cognizioni tecniche degli operatori del tutto estranee alle finalità istituzionali del processo (che ne verrebbe inevitabilmente rallentato, appesantito, complicato).

Su tali basi, più o meno apertamente esplicitate, insomma, affrontando la problematica del rapporto tra CAD e normativa dedicata ex professo al PCT, si era di fatto venuta profilando un’impostazione in virtù della quale quest’ultima era ritenuta speciale rispetto alla disciplina generale prevista dal CAD stesso, e, dunque, prevalente rispetto ad essa.

Conclusione che, peraltro, era in qualche modo agevolata anche dalla mancanza, almeno sino al 18/11/2014, del regolamento contenente le specifiche tecniche cui rinviavano gli artt. 20, 22 e 23-bis CAD, il cui contenuto incide direttamente sui delicati temi relativi alle copie autentiche, oggetto del presente contributo.

Il DPCM 13/11/2014

Senonché, con DPCM 13/11/2014 (vigente dall’11/02/2015 ex art. 17 del medesimo provvedimento) le regole tecniche cui si accennava al termine del paragrafo precedente sono infine state adottate, incidendo in modo importante – in particolare, con gli artt. 4 e 6 del provvedimento in esame – rispettivamente, sulle modalità di autentica di copie informatiche di originali cartacei (copie “da carta a bit”) e sulle modalità di autentica di copie informatiche di documenti informatici (copie da “bit a bit”).

In effetti, l’art. 4 DPCM 13/11/2014, sotto la rubrica «Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici», recita:

«1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, commi 2 e 3, del Codice è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.

3. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato».

Dal canto suo, l’art. 6 DPCM 13/11/2014, rubricato «Copie e estratti informatici di documenti informatici», recita:

«1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico di cui all’art. 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei di cui all’allegato 2 al presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia.

2. La copia o l’estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

3. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato».

Si tratta, come molti avranno già intuito, dell’annosa questione che può riassumersi nelle espressioni “impronta di hash” e “riferimento temporale”, che, per effetto della normativa in questione possono/debbono essere indicate nelle autentiche degli atti da parte di chi è autorizzato e, dunque – laddove tale normativa fosse effettivamente ritenuta applicabile anche al processo civile telematico – anche da parte degli avvocati, cui, peraltro, sarebbe a quel punto applicabile l’itero corpus del CAD e del regolamento in esame, con i conseguenti appesantimenti ai quali si è fatto riferimento nel precedente paragrafo.

L’inapplicabilità alla materia processuale

In materia, va in primo luogo detto che gli argomenti per ritenere gli articoli 4 e 6 del citato DPCM 13/11/2014 e, prima ancora, la normativa dettata dal CAD, inapplicabili alla materia dell’estrazione di copie, autentica e notifica degli avvocati (e degli altri soggetti considerati dall’art. 16-bis D.L. 179/2012), erano (e tuttora sono) molti.

Il primo ha carattere sistematico e attiene alla circostanza che il DPCM in questione è stato emanato dalla Presidenza del Consiglio, in base alla delega contenuta nell’art. 71 CAD, non potendo, per tale motivo, interferire con la normativa processual-telematica, settore in cui la competenza regolamentare è stata attribuita dalle diverse norme di legge al solo Ministro della Giustizia: si vedano, ad esempio, l’art. 83, 3° co., C.P.C. , come mod. dall’art. 45, 9° co., L. 18/06/2009, n. 69; l’art. 3, 3° co., DPR 123/2011; l’art. 4, 1° co., D.L. 193/2009 ; l’art. 16-quater, 2° co., D.L. 179/2012.

Poi vi sono diversi indizi testuali, quali il fatto che l’art. 18 D.M. 44/2011, nel regolamentare le modalità di autentica, da parte dell’avvocato, di copie informatiche di originali cartacei (copie “da carta a bit”), stabilisce che l’asseverazione di cui all’art. 22, 2° co., CAD (che rinvia alle regole tecniche adottate ex art. 71 del medesimo provvedimento, e, dunque, all’art. 4 del DPCM 13/11/2014 sopra riportato), si fa «inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione, a norma dell’articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53»: si tratta di una disposizione all’evidenza speciale, che esclude, perciò, qualsiasi possibilità di applicazione in materia processuale dell’art. 4 DPCM 13/11/2014 sopra citato (che costituisce il profilo esecutivo dell’art. 22, 2° co., CAD).

Ancora, l’art. 23-bis, 2° co., CAD (di cui l’art. 6 DPCM 13/11/2014 citato al paragrafo precedente è l’emanazione tecnica) concerne la tematica generale dei duplicati e delle copie informatiche di documenti informatici (copie da “bit a bit” e copie identiche “bit a bit”), mentre l’art.16-bis, comma 9-bis, D.L. 179/2012, si occupa di tali duplicati e copie limitatamente ai casi in cui essi siano estratti dal fascicolo informatico (nozione puramente processuale definita dall’art. 1, 1° co., lett. h, D.M. 44/2011) a cura degli specifici soggetti da tale norma distintamente considerati (e cioè, «il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale»): siamo, dunque, di fronte ad una disposizione ancora una volta speciale rispetto a quella contenuta nell’art. 23-bis. 2° co., CAD, come tale destinata a prevalere sul contenuto sia di quest’ultima, sia della norma tecnica di cui all’art. 6 DPCM 13/11/2014 sopra citato (in quest’ultimo caso, peraltro, anche per evidenti ragioni attinenti alla gerarchia delle fonti).

L’intervento del CNF e lo stato dell’arte

Nonostante gli argomenti sopra esposti, tuttavia, lo stato di incertezza conseguito all’entrata in vigore del più volte citato DPCM 13/11/2014 era destinato a permanere, alimentato dalla naturale cautela insita nell’affrontare un argomento delicato come l’autentica delle copie ai fini della notificazione, e – va detto – da una giurisprudenza che, confrontata con problematiche di natura giuritelematica, ha reso pronunce spesso lontane più dall’ordinario buon senso che da nozioni di tipo tecnico/giuridico.

Ciò, al punto che, nel gennaio 2015, quando il dibattito impazzava e le norme tecniche in questione non erano ancora entrate in vigore, lo stesso CNF ebbe a intervenire sul tema con una nota del 30/01/2015 (rimasta, almeno a quanto consta, senza seguito), sollecitando un chiarimento volto a sancire l’indipendenza della normativa del processo civile telematico, da un lato, e della regolamentazione generale dell’amministrazione digitale dettata dal CAD e dal DPCM 13/11/2014 sopra esaminato, dall’altro e comunque finalizzato a regolare

«il tema del documento informatico, della copia informatica, anche per immagine, del duplicato di documento informatico, delle attestazioni di conformità di tali documenti, nella precipua ottica delle esigenze processuali, imponendo quindi solo le formalità minime utili a garantire identificabilità, integrità ed immodificabilità di tali documenti e che siano in sintonia con i ruoli, le esigenze e gli strumenti a disposizione dei soggetti processuali».

Senonché, tuttavia, se ci si passa l’espressione, la “frittata” era purtroppo oramai fatta e, nonostante i dubbi fondatissimi da più parti sollevati, oggi si tende, quantomeno in linea di tendenza, a ritenere la “normativa CAD” applicabile al PCT (prova ne sia che molti software gestionali e redattori vi si sono, appunto, adeguati).

In altre parole, dunque, allo stato attuale della situazione la «normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici» che regola la materia oggetto del presente contributo è, di fatto, la risultante di un’operazione interpretativa capace di identificare le norme del CAD e del DPCM 13/11/2014 aventi rilievo processuale e di coordinarle con quelle espressamente dedicate alla materia del PCT e che si sono in precedenza esaminate.

Il che complica non poco lo scenario, come si sta per vedere.